Lorsqu’un site commence à prendre forme et à se développer, on se rend compte que le nombre de besoins grandi aussi. Mais si tous ses besoins sont rassemblés sur un seul email, cela devient compliqué. Mais quelles adresses créer pour déléguer facile sans se retrouver avec une adresse avec plus de 20 emails par jour ou plein d’adresses inutiles. Lisez la suite pour comprendre l’intérêt et la meilleur méthode pour avoir plusieurs adresses email pour un site.

Note : Cet article concerne les utilisateurs d’OVH. Si vous ne l’utilisez pas, vous pouvez vous en inspirer, mais les descriptions seront donc à adapter à votre hébergeur.

Pourquoi créer plusieurs adresses mail pour un site est si important ?

Lorsque je travaille avec un client, je commence par créer une adresse « technique@nom-de-domaine-du-site-client » si celle-ci n’existe pas sur son site internet. Cela me permet :

  • D’avoir une plus grande autonomie lors de mes interventions.
  • D’installer des logiciels « technique » avec cette adresse
  • De laisser le client disposer de ses informations plus facilement

Dans ce sens, il est possible de travailler en équipe et de restreindre les accès au besoin.

Quelles sont les adresses en mode 20/80 à créer ?

Pour tous les aspects techniques et la sécurité du site : Technique

Cette adresse permettra d’identifiant pour tous les logiciels liés à l’activité du site. Que ce soit pour les abonnements, l’achat de licence, le compte pour le support technique, etc.

L’avantage : Permet de rendre complètement autonome le webmaster. Ce qui est un gain de temps et d’efficacité.

Dans le cas contraire, le prestataire devra revenir vers vous pour chaque email provenant d’un logiciel dont il a besoin OU les emails seront envoyés à son adresse personnelle, ce qui est une faille de sécurité si vous avez besoin de changer de prestataire. Et puis, il est plus agréable de savoir que l’on contrôle toutes ses données.

Pour tous les échanges avec les internautes : Contact

Cette adresse servira à prendre contact avec les internautes, clients, autres. C’est aussi l’adresse mise à disposition pour répondre aux questions. Vous pourrez dans le futur déléguer cette adresse à une équipe de service client/communication.

Pour tous les aspects financier : Facturation

Cette adresse servira pour tous les comptes auprès de prestataire de paiement, tel que PayPal, Stripe, ClickBank et autres. Cela permettra de facilement garder un oeil sur les aspects financier du site.

Pour tous le service après vente : sav

Cette adresse servira de point de contact pour les utilisateurs ayant besoin d’un service après vente

Note : toutes les adresses emails proposées ci-dessus sont à titre indicatif. Je les mets afin de vous inspirer. J’utilise majoritairement : technique, contact (ou messages) et facturation.

Comment créer des mails auprès de l’hébergeur OVH ?

Sachant que la majorité de mes clients utilisent les services d’OVH, je vais expliquer la démarche avec ce fournisseurs d’hébergement en ligne.

Pour commencer, il faut vous munir de vos accès (identifiants) OVH.
Ceux qui permettent de se connecter à l’interface d’administration depuis laquelle vous avez créer votre site.

Puis connectez-vous à l’interface OVH : https://www.ovh.com/auth/.

OVH Login

Votre identifiant est sous la forme : xy000000-ovh

Avec :

  • x est la première lettre de votre nom
  • y est la première lettre de votre prénom
  • 000000 est un code donnée par ovh
  • et « -ovh » la fin de l’identifiant.

Le mot de passe a été choisi par vous.

Une fois connecté à l’interface, rendez-vous dans le menu de gauche et cliquez sur l’élément : « Emails », puis le nom de domaine (le site) dans lequel vous souhaitez créer l’email

OVH Email

Rendez-vous sur l’onglet « Emails », puis cliquez sur « Ajouter une adresse ».

OVH Liste des emails

Ce qui ouvrira la fenêtre suivante :

OVH Créer email 1 sur 3

Indiquez :

  • le nom de l’adresse
  • le mot de passe

Une fois saisis, cliquez sur « Suivant ».

OVH Créer email 2 sur 3

Puis cliquez sur « Suivant ».

Et terminez en cliquant sur « Valider ».

Voila, vous pouvez voir dans la liste ci-dessous que votre adresse a bien été créée.

Comment accéder à ses emails ?

Maintenant que vos adresses emails sont disponibles, vous pouvez y accéder avec le webmail de OVH. Pour cela, cliquez sur « Accéder au webmail ». Ou vous rendre à l’adresse : https://mail.ovh.net/fr/.

OVH Webmail

Ce qui vous redirige vers la page suivante :

OVH Webmail Login

Rentrez votre adresse email : (exemple : technique@*******.fr) et cliquez sur “Accéder à la page de connexion”. Ce qui vous ramène sur un dernier formulaire pour se connecter.

OVH Webmail Login 2

Ce qui vous amène sur l’interface pour consulter vos mails !

OVH Webmail interface

Conclusion

Avantage : pratique pour dépanner.

Désavantage : version très simple

Comment rassembler tous ses emails à un seul endroit ?

Accéder à une adresse est simple grâce au webmail de OVH, mais comment rassembler toutes ses adresses à un seul endroit pour que cela soit plus pratique. Voyons ensemble comment procéder :

Rassembler mes adresses emails sous Mac avec « Mail » :

Mail > Menu Mail > Ajouter un compte > Autre compte > « identifiant » -> Erreur -> Ajouter Serveur d’envoi et serveur de réception à SSL0.OVH.NET.

Rassembler mes adresses emails sous Windows avec « Outlook » : (à venir, car je n’ai pas de windows sous la main)

Ce qu’il faut retenir en mode 20/80

Il est plus intéressant d’avoir une adresse email pour chaque département du site que vous créez. Cela permet de mieux répartir les mails et de déléguer en toute sécurité. Cela permet aussi de créer des accès au site avec pour identifiants ces adresses, encore un moyen de garder le contrôle lorsque le propriétaire du site (vous ou votre client) souhaitez avoir un oeil sur ce qui se passe.

Pensez-vous que cela vous serez utiles ? Dites dans les commentaires.

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